La construction d'un site Web dans un établissement d'enseignement supérieur : l'expérience d'un travail collectif

Texte rédigé par Edith CHABOT pour l'atelier "Créer un site Web de bibliothèque"
des "Rencontres de Biblio-fr " à Caen du 3 au 6 Avril 1998




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Historique

La création du site Web de l'IUT de Tours est récente. Ce sont des étudiants en documentation du département Information-Communication qui, dans le cadre d'ateliers Web ont réalisé quelques pages. Celles-ci ont été rédigées directement en HTML ou à l'aide d'un éditeur trouvé sur Internet.

Pour définir les contenus, un enseignant d'informatique de ce même département et la responsable du centre de documentation ont réuni les acteurs intéressés de l'établissement.
Quelles informations proposer, pour quels services, pour quels objectifs ? Telles furent les questions évoquées et débattues.
Un sommaire provisoire a été défini par les participants, invités alors à fournir des textes sous Word ou en HTML.

 

Mise en place du site

Le bilan des travaux déjà réalisés par les étudiants avait montré que :

- les pages décrivant les formations et les services étaient présentées de façon très différente, aucune charte graphique n'ayant été définie.
- il devenait nécessaire de nommer un coordinateur pour uniformiser la mise en page, assurer la cohérence des liens, effectuer les corrections et inciter l'ensemble de la communauté éducative à prolonger l'expérience.
- il fallait faire l'acquisition d'un éditeur HTML, simple d'utilisation, offrant différentes fonctionnalités ( passage de l'existant possible, mode de visualisation wysiwyg, insertion d'éléments graphiques, gestion du site).

 

La Formation des personnels

Si quelques personnels enseignant et non-enseignant de l'établissement ont préféré se coformer ou s'autoformer, d'autres (90 sur 180) ont pu, à leur demande, suivre sur place une formation de quelques heures. Les plus motivés se sont initiés seuls à la création de pages à l'aide d'éditeurs tels que aolpress, communicator 4, frontpage, etc.
D'autre part, le centre de documentation a pu mettre en place, chaque mercredi de 17h à 18h 30, une initiation pour les lecteurs intéressés.

 

Fonctionnement et mise à jour du site

Etant à l'origine du projet, la documentaliste de l'établissement devient responsable de la coordination des pages. Et pour être rapidement "opérationnelle", il lui faut apprendre à maîtriser l'éditeur choisi, à repérer des banques d'images, étudier l'ergonomie des sites, définir progressivement une charte graphique. Cette activité nouvelle prend 40% de son temps (autoformation et développement du site).

 

Définition progressive des objectifs du site et publics visés

L'objectif du site est double. Il s'agit non seulement de présenter l'établissement (formation, laboratoire de recherche, vie associative, activités pédagogiques etc.), mais également d'encourager l'ensemble de la communauté à développer des applications sur Internet et en Intranet, mettre ainsi en oeuvre un travail coopératif et favoriser des services tels que :

- signaler des sites Internet pour les contenus pédagogiques,
- développer des réalisations pédagogiques avec les étudiants,
- associer les personnels IATOS à des pratiques nouvelles de diffusion de l'information,

et inciter les utilisateurs à devenir aussi producteurs d'informations.

 

Initiative et suivi

Le site Web a été créé à l'initiative de quelques bonnes volontés, le directeur de l'établissement ayant donné son accord sans difficultés et accepté l'acquisition de matériel informatique.

Les autorités de tutelle :

Le site web, d'abord hébergé par l'université, est aujourd'hui accessible sur un serveur NT dont l'établissement a fait l'achat.

Il est convenu cependant, que régulièrement, le point est effectué avec le webmestre de l'université et les responsables des différents sites des UFR afin d'évaluer les nouveaux contenus, d'étudier les redondances ou encore rappeler les règles en vigueur :

- pages rédigées en français en priorité,
- publicité interdite,
- pointeurs extérieurs utilisés avec modération,
- informations à jour et ne nuisant pas à l'image de l'université,
- respect du droit d'auteur,
- source d'information toujours identifiée.

 

L'évolution du site est assurée par l'ensemble des étudiants et personnels qui désirent fournir de nouveaux textes sous word ou en HTML. Ceux-ci sont chargés dans la journée sur le serveur après d'éventuelles corrections ou changements de mise en page.

 

Les difficultés rencontrées sont de différents ordres :

- l'intérêt encore réservé pour ce nouveau média,
- l'absence parfois, d'informations récentes permettant d'effectuer régulièrement les mises à jour,
- la fourniture de textes trop longs,
- des choix de présentation des pages en HTML très "personnalisés".

 

Les créateurs du site

La construction du site est effectuée de façon collective (contenus).
La coordination effectuée par la documentaliste consiste à :

- assurer la cartographie des liens sur le serveur,
- réaliser la présentation graphique,
- développer des contenus propres pour son service.

Lors de réunions de la Commission informatique de l'établissement, l'évolution des pages Web est présentée et commentée par les participants.

 

Solutions techniques

L'établissement a fait l'acquisition :

- d'un serveur NT,
- d'un éditeur HTML (Prix en 1997, environ 700 F )

Il est prévu en 98, l'achat d'un scanner et d'un OCR (prix : environ 11 000F) et, pour la réalisation d'images, l'utilisation d'un logiciel spécifique .
Les pages sont mises en forme sur un micro-ordinateur au centre de documentation puis transférées sur le serveur NT de l'institut.

 

Le catalogue accessible sur Internet

Le module Texto Web commandé, doit permettre en Mai 98 de faire le passage des bases de données internes sur Internet (Prix : environ 24 000 F HT ).
Cette solution est apparue plus intéressante (coût et développement d'un Intranet) que celle consistant à augmenter en interne le nombre d'accès simultanés de la version réseau du logiciel en place.

 

La promotion du site

Dans l'établissement, celle-ci est effectuée par le centre de documentation : rappel de l'adresse du site, promotion par courrier électronique, présentation du site lors de réunions de travail, etc.).
A l'extérieur, elle s'effectue en contactant les organisations avec lesquelles l'établissement est en relation, ou encore par référencement sur les moteurs de recherche. Des vérifications sur les moteurs doivent être régulièrement réalisées car les changements opérés sur le site ne sont pas toujours enregistrés.

 

Impact et évaluation

L'impact du site est difficile à évaluer. Les visiteurs laissent rarement des messages pour faire part de leurs impressions, commentaires ou suggestions.
Si certains personnels de l'établissement formulent des critiques, demandent des rectificatifs, des mises à jour, la coordinatrice a, dans l'ensemble, peu de retour (compteur non encore créé sur le serveur NT).

 

Conclusion

La fonction de webmestre s'avère prenante. Une forte motivation est nécessaire pour faire l'apprentissage des outils. Bien connaître l'institution, sa structure, ses acteurs et entretenir une excellente entente avec l'équipe d'informaticiens favorisent la mise en oeuvre d'un travail coopératif.

La création d'un site Web est l'occasion pour un établissement d'établir ou de reconstruire des liens autour d'un projet transversal. Et "le maître de la toile" en devient alors l'animateur.




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Dernière mise à jour : 15 avril 1998
Contact : Edith Chabot